Prozessoptimierung und IT-Unterstützung im Vertragsdispatching (Ferngasnetz)

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Prozessoptimierung und IT-Unterstützung im Vertragsdispatching eines Ferngasnetzbetreibers

Der Auftrag

Das im Vertragsdispatching eines Ferngasnetzbetreibers eingesetzte Softwaresystem wurde ab dem Jahr 2000 für einen Gashändler entwickelt. Die Geschäftsprozesse im Vertragsdispatching und deren Abwicklung haben sich mittlerweile inhaltlich und vom zeitlichen Horizont her, stark verändert, unter anderem getrieben durch die Regulierung. Der Automatisierungsgrad und die Wartbarkeit sind in der aktuellen Softwarearchitektur lediglich unzureichend umgesetzt und sollen einen höheren Digitalisierungsgrad unter Beibehaltung der bisherigen Ziele, wie beispielsweise eine hohe Betriebssicherheit erreichen.

Die sbc sollte das Projektmanagement, eine Stakeholderanalyse sowie die Einrichtung und Sicherstellung der Kommunikation an alle Beteiligten maßgeblich durchführen. Durch die Aufteilung der kundenseitigen Projektleitung in IT und Fachbereich sollte eine fortlaufende Kommunikation über Projektleitung und Lenkungskreis hinaus sichergestellt werden. Startpunkt hierzu bildete die Stakeholderanalyse.

Im Zuge des Projekts erfolgte in zwei Phasen eine umfangreiche Prüfung, ob die im Vertragsdispatching im Einsatz befindlichen Systeme und deren Peripherie entweder angepasst oder teilweise oder vollumfänglich ersetzt werden müssen. Hierzu wurde ein Abgleich zwischen Prozessen und IT durchgeführt und anschließend die Prozesse umfangreich harmonisiert, erneuert oder neu entwickelt.

Das Vorgehen

In dem Projekt wurde das gesamte Projektmanagement durch die sbc begleitet. Dies umfasste die Projektleiterrunden, Lenkungskreise, die Nachverfolgung der Arbeitsschritte und des Projektfortschritts sowie die Terminfindung. Dazu erfolgte die Prozessaufnahme in mehreren halbtägigen, bereichsübergreifenden Themenworkshops. Hier wurden fast 50 Ist-Prozesse in Soll-Prozesse überführt, zusammengelegt und einige Prozesse neu modelliert.

Da von Seiten der Kundschaft die Projektleitung aus je einer Person aus der IT und dem Fachbereich bestand, wurden hier Anforderungen und das Vorgehen regelmäßig in der wöchentlichen Projektleiterrunde moderiert. Ebenso wurde die Kommunikation in den Fachbereich und mit den Stakeholdern gezielt begleitet.
Über eine inhaltliche Vertiefung der einzelnen Tätigkeiten in Zusammenarbeit mit Mitarbeiter:innen der Fachabteilungen wurde anschließend kapitelweise ein Fachkonzept verfasst. Dieses wurde so aufgebaut, dass die Option zu einer agilen Umsetzung möglich werden sollte. Daher wurden alle Anforderungen einzeln aufgenommen, um als erste Basis für ein Product Backlog dienen zu können.

Zur Anbieterauswahl für die Vergabe der Softwareentwicklung wurde eine methodische Ausarbeitung von Bewertungsverfahren, Lösungsalternativen, Anbieterbewertung usw.) durchgeführt.
Im Rahmen einer quantitativen Nutzwertanalyse wurden alle Angebote und Präsentationen bewertet. Durch die methodische Unterstützung bei der Anbieterauswahl konnte eine valide und objektive Bewertung aller Beteiligten erreicht werden.

Eingesetzte Tools/Methoden

Systematische Stakeholderanalyse mittels strukturierter Interviews
Moderation bereichsübergreifender Themenworkshops
Analyse bestehender Arbeitsabläufe und Transformation in prozessuale Darstellung in BPMN
Prüfung auf weitere Digitalisierungsmöglichkeiten im Prozessablauf
Projektsteuerung nach PRINCE2® und agilem Projektmanagement

Das Ergebnis

Das Projekt wurde seitens der sbc vom Aufsetzen des Projekts bis zur abgeschlossenen Planung der Folgephasen begleitet. Angefangen bei einer vorherigen Stakeholderanalyse bis hin zur Übergabe an ein agiles Teilprojekt (folgende Scrum-Entwicklung). In den Folgephasen stand die sbc zur Sicherstellung der Durchgängigkeit der Ergebnisse zur Verfügung.

Im Projekt wurde eine komplette Aufnahme, Strukturierung und Straffung bestehender Prozesse der Abteilung Vertragsdispatching nach der Prozessnotation BPMN 2.0 erarbeitet und dokumentiert. Dazu gehörte auch die Zusammenlegung von Prozessen und damit Erhöhung des Standardisierungsgrads als Grundlage für eine effiziente Abbildung in IT-Systemen. Die Erstellung eines umfangreichen Fachkonzepts wurde bereits mit dem Fokus durchgeführt in den Folgephasen komplett oder teilweise im Rahmen einer agilen Softwareentwicklung nach Scrum zu arbeiten. Hierzu wurden die einzelnen Anforderungen entsprechend dokumentiert.

Ebenso gab es eine Unterstützung der Entscheidungsfindung über die Art der Entwicklung der zukünftigen Softwareumgebung sowie in der Ausschreibungs- und Realisierungsphase. Der Fokus lag auf der Anbieterauswahl und der Entwicklung eines validen Bewertungssystems sowie in der Koordination der verschiedenen Bewertungsgruppen. Die Wissenserfassung und der -transfer wurde unter anderem durch die Erarbeitung und Übergabe eines Glossars der im Projektumfeld verwendeten Fachtermini erreicht. Dieses wurde in den Fachbereich übernommen.