In dem Projekt wurde das gesamte Projektmanagement durch die sbc begleitet. Dies umfasste die Projektleiterrunden, Lenkungskreise, die Nachverfolgung der Arbeitsschritte und des Projektfortschritts sowie die Terminfindung. Dazu erfolgte die Prozessaufnahme in mehreren halbtägigen, bereichsübergreifenden Themenworkshops. Hier wurden fast 50 Ist-Prozesse in Soll-Prozesse überführt, zusammengelegt und einige Prozesse neu modelliert.
Da von Seiten des Kunden die Projektleitung aus je einer Person aus der IT und dem Fachbereich bestand, wurden hier Anforderungen und das Vorgehen regelmäßig in der wöchentlichen Projektleiterrunde moderiert. Ebenso wurde die Kommunikation in den Fachbereich und mit den Stakeholdern gezielt begleitet.
Über eine inhaltliche Vertiefung der einzelnen Tätigkeiten in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern der Fachabteilungen wurde anschließend kapitelweise ein Fachkonzept verfasst. Dieses wurde so aufgebaut, dass die Option zu einer agilen Umsetzung möglich werden sollte. Daher wurden alle Anforderungen einzeln aufgenommen, um als erste Basis für ein Product Backlog dienen zu können.
Zur Anbieterauswahl für die Vergabe der Softwareentwicklung wurde eine methodische Ausarbeitung von Bewertungsverfahren, Lösungsalternativen, Anbieterbewertung usw.) durchgeführt.
Im Rahmen einer quantitativen Nutzwertanalyse wurden alle Angebote und Präsentationen bewertet. Durch die methodische Unterstützung bei der Anbieterauswahl konnte eine valide und objektive Bewertung aller Beteiligten erreicht werden.
Eingesetzte Tools/Methoden
- Systematische Stakeholderanalyse mittels strukturierter Interviews
- Moderation bereichsübergreifender Themenworkshops
- Analyse bestehender Arbeitsabläufe und Transformation in prozessuale Darstellung in BPMN
- Prüfung auf weitere Digitalisierungsmöglichkeiten im Prozessablauf
- Projektsteuerung nach PRINCE2® und agilem Projektmanagement