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Unterstützung bei der Konsolidierung zweier Dokumenten-Managementsysteme

Der Auftrag

Der Kunde nutzt an seinen Unternehmensstandorten unterschiedlich in SAP ausgeprägte Systeme zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten. Im Rahmen des Projektes sollten diese Systeme konsolidiert und ein einheitliches SAP-Dokumentenmanagementsystem erstellt werden. Die an den verschiedenen Standorten erfassten Dokumente stehen anschließend unternehmensweit den 2500 betroffenen Anwendern bearbeitungsfähig zur Verfügung.

Ziel ist es, Dokumente, wie beispielsweise Anweisungen, Handbücher etc. papierlos zu verwalten und langfristig die papierbasierte Archivierung abzulösen. Alle Standorte sollen organisatorisch und elektronisch unter gleichen Voraussetzungen und Anforderungen arbeiten können.

Die Systemeinführung wurde begleitet sowohl von Präsenzschulungen als auch durch Maßnahmen, die es den Anwendern ermöglichen, Änderungen im System selbst zu erlernen.

Das Vorgehen

  • Erstellung der IT-Spezifikationen inkl. prototypischer Benutzeroberflächen mit Balsamiq Mockups
  • Regelmäßige Abstimmung der Anforderungen zwischen Fachbereichsvertretern, interner IT und Entwicklungsdienstleister
  • Durchführung des Projektmanagements angelehnt an Prince2® und Erstellung von Gantt-Projektplänen mit think cell
  • Aufbau einer Schulungsplattform mit moodle und Durchführung von Präsenzschulungen

Das Ergebnis

Durch die Einführung des einheitlichen Dokumentenmanagementsystems über die verschiedenen Standorte hinweg wurden die Wartungskosten für die Systeme verringert. Gleichzeitig sind die Dokumente für jeden Mitarbeiter des Unternehmens – unabhängig vom Standort – im Zugriff.

Leistungsbereich

Informationstechnik

Jahr

2013 bis 2015

Ansprechpartner

sbc soptim business consult
Sebastian Bogenschneider

T    0201 867 5334-0
E    sebastian.bogenschneider@soptimbc.de

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