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Unterstützung bei der Konsolidierung zweier Dokumenten-Managementsysteme

Der Auftrag

Der Kunde nutzt an seinen Unternehmensstandorten unterschiedlich in SAP ausgeprägte Systeme zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten. Im Rahmen des Projektes sollten diese Systeme konsolidiert und ein einheitliches SAP-Dokumenten-Managementsystem erstellt werden. Die an den verschiedenen Standorten erfassten Dokumente stehen anschließend unternehmensweit den 2.500 betroffenen Anwendern bearbeitungsfähig zur Verfügung.

Ziel ist es, Dokumente, wie beispielsweise Anweisungen oder Handbücher., digital zu verwalten und langfristig die papierbasierte Archivierung abzulösen. Unter der Prämisse, dass alle Standorte organisatorisch und elektronisch unter gleichen Voraussetzungen und Anforderungen arbeiten können.

Die Systemeinführung wurde sowohl von Präsenzschulungen als auch durch Maßnahmen begleitet, damit die Anwender Systemänderungen erlernen und selbst durchführen können.

Das Vorgehen

  • Erstellung der IT-Spezifikationen inkl. prototypischer Benutzeroberflächen mit Balsamiq Mockups
  • Regelmäßige Abstimmung der Anforderungen zwischen Fachbereichsvertretern, interner IT und Entwicklungsdienstleister
  • Durchführung des Projektmanagements angelehnt an Prince2® und Erstellung von Gantt-Projektplänen mit think cell
  • Aufbau einer Schulungsplattform mit moodle und Durchführung von Präsenzschulungen

Das Ergebnis

Durch die Einführung des einheitlichen SAP-Dokumenten-Managementsystems über die verschiedenen Standorte hinweg, wurden die Wartungskosten für die Systeme verringert. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter des Unternehmens – unabhängig vom Standort – Zugriff auf die Dokumente.

 

Leistungsbereich

IT-Beratung
Management- und Methodenberatung
Projektmanagement

Zeitraum

2013 bis 2015

Ansprechpartner

sbc soptim business consult
Sarah Poeten

T    0241 400 23 - 0
E    sarah.poeten@soptimbc.de

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