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Projektmanagement für die Umsetzung eines optimalen Bau- und Hausanschlussprozess

Der Auftrag

Das Ziel des Projektes war es, Probleme bei der Bearbeitung von Bauprojekten durch einen optimalen Bauprozess zu beheben. Aus diesem Grund wurde dieser analysiert und es sollten die wesentlichen Störungen (z.B. Standzeiten im Prozess) und Probleme (z.B. die Fehleinschätzung der Kosten) identifiziert werden.

Hierzu wurden der gesamte technische Bereich und die relevanten Schnittstellen zum kaufmännischen Bereich und deren Anbindung zu externen Dienstleistern sowie Partnern betrachtet. Aufgabe war es, das Problemfeld der Baumappe (in Ordner-/ Papierform) als zentralen Störfaktor zu bearbeiten und zu beheben. Als möglicher Ansatzpunkt sollte eine Digitalisierung der Baumappe als Medium in einem verbesserten Prozess geprüft werden.

Die sbc begleitete und unterstützte methodisch das Projekt von der Vorplanung über die Konzeption der Ziellandschaft bis hin zur erfolgreichen Einführung.

Das Vorgehen

Das gesamte Projektmanagement und die Betrachtung der Ablauforganisation in der Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen (Technik, kaufmännische Abteilung usw.) wurde von die sbc durchgeführt. Dies sollte die Durchgängigkeit von der Konzeption bis zur Umsetzung und Einführung der Lösung sicherstellen.

Im Rahmen einer Aufnahme der Ist-Prozesse in Workshops mit dem erweiterten Projektteam und Analyse vorhandener Dokumente und Unterlagen wurde eine umfassende Schwachstellenanalyse auf prozessualer- und organisatorischer Ebene durchgeführt. Im weiteren Verlauf wurden die Teilprozesse optimiert und ein übergreifender Soll-Prozess mit entsprechenden Verantwortlichkeiten und Übergaben erarbeitet. Hierzu wurden nach Bedarf Akteure angrenzender Fachbereiche sowie der IT mit eingebunden.

Neben der Schwachstellenanalyse nach MTO (Mensch, Technik, Organisation) wurden in Workshops mit dem Projektteam die Prozessdokumentation nach IBZED-Schema entwickelt. Ebenso wurde eine statistische Nachkontrolle der Kosten (Plan vs. Ist) aller Baumaßnahmen (Hausanschlüsse und Verlegungsmaßnahmen) durchgeführt und um eine Analyse der Problemfaktoren ergänzt.

Die sbc erstellte ein Lastenheft (auch als spätere Vorlage für weitere Projekte) für die Software, um den neuen Prozess auf technischer Ebene zu unterstützen und einige der erkannten Probleme zu beheben.

In einem Abschlussworkshop mit der Geschäftsführung und den wesentlich eingebundenen Bereichsleitern wurde schließlich auch erfolgreich die Umsetzung beschlossen.

Das Ergebnis

Der wesentliche Problemtreiber - die vormals analoge Baumappe in Papierform - wurde durch die Einführung einer digitalen Baumappe für Hausanschlussprozesse und größere Projekte mit Mitverlegung abgelöst.

Somit wurde der Bauprozess End-to-end optimiert sowie Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse geklärt. Hierzu zählte zum einen der komplette Hausanschlussprozess (Strom und Gas) sowie die Planung, Durchführung und Nachkontrolle von größeren Bauprojekten, insbesondere in der Mitverlegung mit weiteren regionalen Akteuren (z.B. Telekom).

Um die Informationen deutlich schneller und genauer von der Baustelle in das Unternehmen zu transferieren, wurden für die Monteure digitale Endgeräte eingeführt (Motion Handhelds).

Zudem wurden die Plan-Kalkulation auf Basis früherer Erkenntnisse verbessert sowie die Abstimmungen in der Planungsphase in der Region strukturiert und verstetigt.

Um die Harmonisierung der IT-Landschaft weiter voranzutreiben, wurde abschließend die Einbettung und Migration in eine neue SAP-Landschaft unterstützt, mit dem Ziel die Zusammenarbeit mit weiteren Akteuren in der Region zu ermöglichen und zu stärken.

Leistungsbereich

Prozess- und Organisationsberatung
Workshops
Projektmanagement

Zeitraum

2011 bis 2015

Ansprechpartner

sbc soptim business consult
Sascha Rülicke

T    0241 400 23 - 0
E    sascha.ruelicke@soptimbc.de

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