DATENSCHUTZ

1. Einleitung

Wir freuen uns über Ihren Besuch unserer Internetseiten und Ihr Interesse an der sbc soptim business consult GmbH [nachfolgend auch „sbc“ genannt].

Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert Sie über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Internetseiten (https://soptimbc.de) [nachfolgend „Internetseiten“ genannt] und der Inanspruchnahme dort verfügbarer Services.

sbc nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten beachten wir selbstverständlich die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung [nachfolgend auch DSGVO genannt], des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Digitale-Dienste-Gesetz (DDG).

Bitte beachten Sie, dass sbc sich vorbehält, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung anzupassen. Insofern empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Internetseiten gemäß den Vorschriften der DSGVO ist:

SOPTIM AG
Im Süsterfeld 5-7
52072 Aachen
Deutschland

Telefon: +49 (0)241 400 23 – 0
Telefax: +49 (0)241 400 23 – 109
E-Mail: info@soptim.de

Unser Datenschutzbeauftragter Peter Kansy steht Ihnen ebenfalls bei Rückfragen bezüglich unseres Datenschutzes gerne zur Verfügung > datenschutz@soptim.de

 

3. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Internetseiten bei folgendem Anbieter: Pixelbar GmbH, Klebankgasse 16, B-4700 Eupen (nachfolgend Pixelbar).

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Pixelbar:
https://www.pixelbar.be/datenschutzerklaerung/

Die Verwendung von Pixelbar erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Internetseitenbesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

4. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person. Entsprechend gehören zu Ihren personenbezogenen Daten alle Daten, die Angaben zu Ihren persönlichen oder sachlichen Verhältnissen enthalten und somit eine Identifikation Ihrer Person zulassen. Beispiele solcher Daten sind z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

5.1 Nutzung und Informationszwecke

Sie können die Internetseiten der sbc zu Informationszwecken besuchen, ohne hierfür Angaben zu Ihrer Person zu machen. In diesem Fall verarbeitet sbc keine personenbezogenen Daten. Ausgenommen davon sind diejenigen Daten, die Ihr Browser übermittelt, um den Besuch unserer Internetseiten zu ermöglichen. Diese Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wenn Sie sich über unsere Leistungen informieren: zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie ggf. zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
• Um Ihnen unsere Internetseiten technisch bereitstellen zu können sowie zum Schutz unserer Internetseiten im Kontext von Cyberrisiken: zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

5.1.1 Verarbeitete Informationen

Die sbc erhebt bei Ihrem Besuch der Internetseiten Daten über die entsprechenden Zugriffe und speichert diese als „Server-Logfiles“ ab. Z.B. folgende Daten können so protokolliert werden:

• Besuchte Internetseiten
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffs
• Quelle/Verweis, von welcher/m Sie auf die Seite gelangten
• Land aus dem der Zugriff erfolgt
• „Wiederkehrer“ (erneuter Besuch)
• Dauer des Besuchs
• Durchgeführte Downloads
• Verwendeter Browser
• Verwendeter Gerätetyp
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse

Die genannten Daten, die nicht mit deinen personenbezogenen Daten verknüpft werden, werden lediglich für statistische Auswertungen und zur Verbesserung der Internetseiten genutzt. Die sbc behält sich vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung der Internetseiten hinweisen.

5.1.2 Einsatz von Cookies

Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden. Sie vereinfachen und beschleunigen die Steuerung deines Besuchs auf unseren Internetseiten, erhöhen deren Nutzerfreundlichkeit und ermöglichen eine Analyse der Nutzung insbesondere zu Zwecken der Optimierung unseres Internet-Angebots.

Wir verwenden sogenannte „Session-Cookies“, die für die Dauer deiner Nutzung der Internetseiten zwischengespeichert werden. Sie speichern eine Session-ID, mit der sich verschiedene Anfragen deines Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen – so dass dein Browser wiedererkannt werden kann, wenn du auf eine Internetseite zurückkehrst. Beim Schließen des Browsers werden diese Session-Cookies gelöscht. Darüber hinaus werden keine weiteren Informationen aktiv gespeichert.

5.1.3 Analyse und Webstatistik

Zum Zwecke der Optimierung unserer Internetseiten wird das Webtrackingtool „Matomo“ (früher: „Piwik“) eingesetzt. Die IP-Adressen werden von Matomo umgehend anonymisiert, eine Identifizierung der Besucher ist dadurch nicht möglich. Die anonymen Statistikdaten werden getrennt von Ihren eventuell angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert und lassen keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zu.

5.2 Aktive Nutzung unserer Internetseiten

Zusätzlich zu rein informatorischen Zwecken können Sie unsere Internetseiten auch aktiv nutzen. So können Sie beispielsweise Nachrichten an uns senden oder unser sbc-KI nutzen.

5.2.1 Anfragen

Anfragen im Sinne dieser Datenschutzerklärung sind beispielsweise Anfragen zur Art und Umfang unserer Leistungen oder auch Terminanfragen.

Falls Sie uns eine Anfrage übermitteln (beispielsweise über die entsprechenden Kontaktformulare auf unseren Internetseiten, per E-Mail oder telefonisch), verarbeiten wir die von Ihnen in diesem Zusammenhang bereitgestellten personenbezogenen Daten. Dazu gehören in jedem Fall Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen eine Antwort zu Ihrer Anfrage geben zu können. Gegebenenfalls sind hierfür auch weitere Informationen erforderlich (beispielsweise Ihre Telefonnummer und der Name Ihres Unternehmens im Rahmen einer Anwendungs-Frage). Weiterhin gehören dazu die sonstigen Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Anfrage an uns übermitteln.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie ggf. zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
• zur Wahrung unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO – das in einer adäquaten Beantwortung Ihrer Anfrage liegt.

5.2.2 sbc-KI (ChatGPT-Plugin)

Wir stellen eine KI‑gestützte Konversationsfunktion („sbc‑KI“) bereit, die Fragen beantwortet, unterstützt und Inhalte erklärt. Dafür werden Nutzereingaben und zur Bereitstellung erforderliche Metadaten verarbeitet.

Empfänger ihrer personenbezogenen Daten ist OpenAI Ireland Limited mit Sitz in 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Sofern Verarbeitung in den USA erfolgt, stützen wir Übermittlungen auf das EU‑US Data Privacy Framework (DPF), soweit der jeweilige Empfänger zertifiziert ist; andernfalls auf die EU‑Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 DSGVO inkl. ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen (Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Datenminimierung). Restrisiken werden transparent gemacht. Modelltraining ist standardmäßig für API‑Anfragen deaktiviert bzw. auf vertraglich vereinbarte Zwecke beschränkt; wir speichern keine Chat‑Protokolle. Pflicht zur Bereitstellung/Freiwilligkeit: Die Nutzung der sbc‑KI ist freiwillig; bei Nichtnutzung entstehen keine Nachteile.

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie hier: https://openai.com/de-DE/policies/privacy-policy/

Es ist nicht gestattet Kategorien besonderer personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO in die KI einzugeben. Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen finden Sie hier: https://openai.com/de-DE/policies/terms-of-use/

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind:

• • Erforderlich zur Beantwortung konkreter Anfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (soweit anbahnungs-/vertragsbezogen), ansonsten ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1  lit. a DSGVO.

• • Effiziente Kommunikation/Support: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung dokumentiert)

• • Weitergehende Nutzung (z. B. Qualitätsanalyse, Mustererkennung, optionales Training): nur mit Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; jederzeit widerruflich im Consent‑Center

 

6 Social Links

Auf den Internetseiten sind Links zu Diensten wie LinkedIn oder Kununu eingebunden. Nach dem Anklicken der auf unseren Internetseiten eingebundenen Grafiken werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet.

Dabei erhält der externe Anbieter möglicherweise von Ihrem Browser die Information, von welcher unserer Internetseiten Sie zu ihm gelangt sind. Wir sind, wie jeder andere Anbieter von Internetseiten, nicht in der Lage, diesen Vorgang zu beeinflussen.

Informationen zum Umgang Ihrer Daten bei Nutzung der genannten Dienste entnehmen Sie bitte den folgenden Datenschutzhinweisen der entsprechenden Anbieter.

Linkedin: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy

Kununu: https://www.kununu.com/de/info/datenschutz

7 Empfänger ihrer Daten

Zunächst erhalten nur die Mitarbeiter der sbc Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten.

Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nur, falls Sie dieser Übermittlung zugestimmt haben, diese für eine Abwicklung einer Anfrage, einer auf den Internetseiten angebotenen Services oder eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist und/oder wenn uns eine gerichtliche oder behördliche Anordnung zur Weitergabe Ihrer Daten verpflichtet.

Im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Internetseiten und der dort verfügbaren Services sowie der Abwicklung von Vertragsverhältnissen können als Dienstleister insbesondere IT-Dienstleister im Rahmen der Administration und dem Hosting unserer Internetseiten und ggf. den dort bereitgestellten Services eingebunden sein.

Soweit dies erforderlich ist, erhalten diese Dienstleister Ihre Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei
dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden.

8 Drittlandtransfer

SOPTIM überträgt die bei der Nutzung ihrer Internetseiten erhobenen personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR. Ausgenommen hiervon ist ggf. die Übermittlung anonymisierter Daten im Rahmen der Anaylse (siehe Ziffer 5.1.3).

9 Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden gem. Art. 17 Abs. 1 a) DSGVO routinemäßig gelöscht, wenn sie im Kontext einer Anfrage, eines Services, der auf unseren Internetseiten angeboten wird, oder im Rahmen einer Vertragserfüllung nicht mehr notwendig sind und auch nicht mehr gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

An die Stelle einer Löschung tritt die Sperrung der Daten, sofern rechtliche oder tatsächliche Hindernisse einer Löschung der Daten entgegenstehen,

10 Automatisierte Entscheidungsfindung

sbc setzt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.

11 Sicherheit

Unsere Internetseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Seminar-Buchungen oder Anfragen, die Sie an uns senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Weiterhin haben wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen etabliert, um Ihre durch uns verwalteten personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Die Datenverarbeitung sowie die Sicherheitsmaßnahmen wird von sbc entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12 Ihre Betroffenenrechte

12.1 Auskunft

Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

12.2 Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch

Wenn Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden sind oder in dem Fall, dass diese Daten nicht mehr richtig sind, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Dies gilt auch, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen.

12.3 Datenübertragbarkeit

Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre bei uns gespeicherten Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie z. B. die Daten bei Bedarf an ein anderes Unternehmen bzw. einen anderen Verantwortlichen übermitteln können.

12.4 Widerruf

Sie können eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

12.5 Beschwerderecht

Unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

12.6 Ausübung Ihrer Betroffenenrechte

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch, Widerruf oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an unseren, in Ziffer 2 genannten Datenschutzbeauftragten.

Auch empfehlen wir Ihnen, eine eventuelle Beschwerde zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten zu senden.

13 Stand der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 06.02.2026.